Skip to main content

Guide de Gestion des Cours Privés — Référence Moniteurs

Ce document sert de guide et de référencepratique pour les moniteurs afin de comprendre le fonctionnement dude module dela gestion des cours privés de l'application (modèle Lesson).privés.

Les demandes de cours privés sont initiéesfaites par les clients via le formulaire publicen (lesson.html),ligne sur le site internet du club, puis gérées par les moniteurs dans l'interfaceespace d'administration Django jusqu'à leur validation finale et leur facturation par l'administration.

1. CycleÉtapes deet viesuivi d'un cours

Le suivi d'une demande de cours

Chaqueprivé demandese fait à travers différents statuts. Pour faire évoluer un dossier, vous n'avez pas besoin de coursmodifier privémanuellement suitle unstatut cycle: il vous suffit de viecliquer précissur représentéles parboutons led'action champcolorés statusen haut à droite de lachaque demande.fiche.

Voici le diagrammetableau desrécapitulatif transitionsdu parcours d'étatsun possibles et les actions associéescours :

stateDiagram-v2
[*]-->NEWStatut :Actuel Soumission du formulaire par le client NEW --> WAITING : Action "à faire (Bouton dans l'Admin) Conditions requises Nouveau Statut Ce qui se passe dans l'application Nouveau Prendre le cours"cours (AssignationAucune duEn moniteur)attente NEWVous -->devenez CANCELLEDle :moniteur Actionréférent "pour ce cours. Nouveau Annuler le cours"cours WAITINGAucune -->Annulé CONFIRMEDLe :cours Actionest "marqué comme annulé. En attente Confirmer le cours"cours (Planification/DébutUn desmoniteur cours)doit WAITINGêtre -->attribué CANCELLEDau :cours ActionConfirmé "Le cours est validé et planifié. La date de confirmation s'enregistre. En attente Annuler le cours"cours CONFIRMEDAucune -->Annulé TO_BILLLe :cours Actionest "marqué comme annulé. Confirmé Facturer le cours"cours (Cours terminés) CONFIRMED --> CANCELLED : Action "Annuler le cours" TO_BILL --> CLOSED : Action "Générer la facturation" (Réservé à l'Admin) CANCELLED --> WAITING : Action "Prendre le cours" (Réactivation) CLOSED --> [*] : Archivage et facturation envoyée

Description des statuts :

    Nouveau (NEW) : La demande vient d'être créée par le client. Aucun moniteur n'y est encore associé. En attente (WAITING) : Un moniteur a pris en charge la demande. Il est maintenant le référent et doit contacter le client pour planifier les leçons. Confirmé (CONFIRMED) : Le planning est convenu et les séances de cours sont en cours de réalisation ou confirmées. À facturer (TO_BILL) : Les séances sont terminées. Le moniteur a validé le nombre et le type de cours et transmet le nombre de séances doivent être renseignés dans la fiche À facturer Les cours sont terminés. Le dossier est envoyé à l'administration pour facturation. FerméConfirmé (CLOSED)Annuler le cours :Aucune L'administrationAnnulé a généré et envoyé la facture. Le cours est annulé. À facturer Générer la facturation Réservé à l'Administration Fermé La facture est créée et envoyée par e-mail au client. Le dossier est archivé. Annulé (CANCELLED)Prendre le cours :Aucune En attente Le cours aest étéréactivé annulésous (parvotre exempleresponsabilité. à la demande du client ou par manque de disponibilité).

    2. LeLes Formulaireinformations d'Inscriptiondu (lesson.html)formulaire client

    LeLorsqu'un pointclient fait une demande de départ est le formulaire rempli par le clientcours sur le sitesite, internet.il Lesremplit donnéesplusieurs suivantes y sont collectéesinformations :

    1. Informations du nageur : Prénom, Nom, Date de naissance.

      • Règle pour les mineurs : Si le nageur a moins de 18 ans (calculé automatiquement à partir de l'année de naissance), le formulaire exige obligatoirementans, le nom et le prénom du représentant légal.

      (parent ou tuteur) sont obligatoires.

      Informations de contact et adresse : E-mail, Téléphone, Adresse postalepostale.

      (Rue, Code postal, Ville).

      Détails dude coursla demande :

      • Nombre de coursleçons souhaité (5 par défaut).
      • Objectif du coursvisé (Purpose) :
        • Accoutumance (Water habituation)
        • Apprentissage de nage (Stroke learning)
        • Entraînement de nage (Stroke training)
      • RemarqueRemarques : Informations complémentairesou optionnelles.demandes particulières du client.

      ActionsQue systèmese lorspasse-t-il deà la soumission :?

      • CréationLe decours laest fichecréé Lessonavec aule statut Nouveau (NEW).
      • Envoi automatique d'unUn e-mail de confirmation est automatiquement envoyé au client (modèle d'e-mail lesson_reception).client.
      • NotificationUne notification est partagée sur le canal Telegram dedes l'équipemoniteurs pour signalervous l'arrivéeavertir d'qu'une nouvelle demande.demande attend d'être prise en charge.

      3. L'InterfaceEspace Admind'Administration Django pour lesdes Moniteurs

      Les moniteurs disposent d'unont accès à un espace dédié dans l'administration Djangopour avecsuivre et mettre à jour les demandes.

      Retrouver facilement vos cours (Filtre Coach)

      Sur la permissionpage de visionner les leçons (core.view_lesson).

      Le Filtre "Coach" Intelligent

      Pour faciliter la recherche, la liste des leçons comportecours, un filtre de coachrecherche (LessonCoachFilter)est à votre disposition sur le côté :

      • IlPar placedéfaut, il affiche uniquement vos cours (votre nom enest tête de liste (sélectionné parautomatiquement).
      défautVous souspouvez lamodifier valeurce 0filtre pour afficher uniquementles voscours cours).d'un Ilcollègue listeou ensuite tousvoir les autresnouveaux moniteurscours actifssans afinmoniteur que vous puissiez voir qui s'occupe de quel cours. Si vous êtes administrateur (Superuser), la valeur par défaut affiche toutes les leçons.attribué.

      ProtectionModification des Données (Lecture Seule)fiches

      Pour éviter de modifier par erreur les modifications accidentelles des coordonnées saisies par le client :

      • Lors de la création manuelle d'un cours : Presque tous les champs sont modifiables.
      Une fois le cours enregistré/existant : Les informations personnelles du client (Nom,nom, prénom, date de naissance, adresse, e-mail, téléphone, objectif) deviennentsont strictementverrouillées en(non lecturemodifiables) seule.dès Lesque moniteursla nedemande peuventest enregistrée. En tant que moniteur, vous pouvez uniquement modifier que :
        Le statut (status). Le moniteur assigné (coach)Coach). Le type de cours (lesson_typeindividuel, duo, etc.). Le nombre de cours effectifs (lesson_number).effectifs. Le fichierdocument dedu formulaire jointà joindre (form_filefichier PDF, photo du suivi, etc.). La remarquezone (remark).des remarques et notes de suivi.

        4. GuideMode d'emploi des Actions et Boutons d'AdministrationAction

        Dans la fiche d'une leçon, desLes boutons colorés en haut à droite de chaque fiche vous permettent de pilotermettre l'étatà jour le statut du coursdossier sansen avoirun àseul modifierclic le champ statut manuellement.:

          🔵 Prendre le cours (Take lesson)
            Rôle : VousCliquez ici pour vous attribuezattribuer leune coursnouvelle en tant que moniteur référent. Condition d'affichage :demande. Le cours doit être au statut Nouveau (NEW) ou Annulé (CANCELLED). Effet : Assigne automatiquement votre profil d'utilisateur au champ coach (Moniteur) et passe le statut à En attente (WAITING).

            🟢 Confirmer le cours (Confirm lesson)

              Rôle : Confirmer que la planification avec le client est établie et que les cours vont commencer. Condition d'affichage : Le cours doit être au statut En attente (WAITING) et unvotre moniteur doitnom y êtreest affecté.associé. 🟢 EffetConfirmer le cours (Confirm lesson) : PasseUne fois que vous avez pris contact et convenu du planning avec le statutclient, cliquez ici. Le cours passe à Confirmé. (CONFIRMED) et enregistre la🟡 Date de confirmation au jour d'aujourd'hui.

              🟡 Facturer le cours (Bill lesson)

                Rôle : SignalerQuand àla l'administrationsérie que toutes les séances ont été dispensées et que lede cours est prêtterminée, veillez à êtrebien facturé.sélectionner Conditionle d'affichage : Le cours doit être au statut Confirmé (CONFIRMED) ET les champs suivants doivent impérativement être complétés dans la fiche :
                  Type de cours (lesson_type)et :à Parajuster exemple,le cours individuel, duo, etc. Nombre de cours (lesson_number)dans :la fiche, puis cliquez sur ce bouton. Le nombrecours exact de séances à facturer. Effet : Passe le statutpasse à À facturer (TO_BILL) etpour enregistreque lal'administration prenne le relais. 🔴 Date de facturation au jour d'aujourd'hui.

                  🔴 Annuler le cours (Cancel lesson)

                    Rôle : AnnulerEn lacas demanded'annulation (abandon du client, manque de cours.place, etc.), ce bouton permet d'annuler le cours proprement. Condition d'affichage : Le cours doit être au statut📄 Nouveau (NEW), En attente (WAITING) ou Confirmé (CONFIRMED). Effet : Demande une confirmation, efface la date de confirmation, assigne le moniteur connecté comme auteur de l'annulation et passe le statut à Annulé (CANCELLED).

                    📄 Obtenir le formulaire (Get form)

                      Rôle : GénérerPermet de télécharger une fiche de suivi au format PDF. Condition d'affichage : Le cours ne doit pas être Annulé (CANCELLED). Effet : Télécharge instantanément un document PDF pré-rempliremplie (Coursavec pourles [Nominfos Prenom].pdf)de l'élève, utile pour noter les présences ou lesle compétencessuivi validéesde durantla lesprogression cours.au bord du bassin.

                      🟣 Cloner le cours (Clone lesson)
                        Rôle : DupliquerSi un client souhaite reprendre une demandesérie existante.de Conditioncours d'affichageaprès :avoir Toujours disponible (requiertfini la permissionpremière, core.clone_lesson).cliquez Effetici. :Cela Créecrée une nouvelle fiche identique (sans référenceréférence) pour vous éviter de courstout ni clé primaire) et vous redirige vers sa page d'édition. Pratique si un élève souhaite planifier une nouvelle série de cours.

                        ⚙️ Générer la facturation (Generate invoicing)

                          Rôle : Créer la facture officielle dans le système et l'envoyer au client. Condition d'affichage : Réservé aux administrateurs possédant la permission core.generate_invoicing. Le cours doit être au statut À facturer (TO_BILL) et ne pas déjà posséder de facture liée. Effet :
                            Crée un dossier de facturation générale (GenericInvoicing) au nom du représentant légal (ou du nageur s'il est majeur). Ajoute la ligne de facturation correspondante au tarif du Type de cours (lesson_type) multiplié par le Nombre de cours (lesson_number). Génère la facture officielle et l'envoie automatiquement par e-mail au client (modèle generic_invoice_email_template). Passe le statut du cours à Fermé (CLOSED). ressaisir.

                            5. SuiviBilan etmensuel Rapports Automatiquesautomatique

                            AuChaque début de chaque mois, levous systèmerecevez exécute une tâche automatique pour envoyerautomatiquement un récapitulatif par e-mail à chaque moniteurrécapitulatif :

                            • DestinatairesIl :contient Tousla lesliste moniteursde ayanttous effectué desvos cours facturésprivés qui ont été mis à facturer ou clôturés durant le mois précédent.
                            • ContenuCela :vous Un e-mail contenant la liste et le détailpermet de toutesvérifier leursfacilement leçons dont la Date de facturation se situe dans le mois précédent (modèle d'e-mail monthly_lesson_summary). Cela permet aux moniteurs de suivre leurvotre activité et de vérifierfaire leursvos heurespropres dedécomptes cours pour leur propre décompte.d'heures.
                            Back to top